Giấy tờ có thể chứng minh việc góp vốn của người góp vốn? Doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ những tài liệu nào? Thủ tục đăng ký doanh nghiệp phải tuân theo những nguyên tắc nào?
出资者的出资证明文件包括哪些？企业需保存哪些文件？企业注册手续需要遵守哪些原则？
1. Có những giấy tờ nào có thể chứng minh việc góp vốn của người góp vốn?
出资者的出资证明文件包括哪些？
Theo khoản 12 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy định về giấy tờ chứng minh việc góp vốn như sau:
根据第168/2025/NĐ-CP号议定第12条第3款关于出资证明文件的规定如下：
- Giấy tờ chứng minh việc góp vốn bao gồm một trong các giấy tờ sau:
证明出资行为的文件包括下列任一材料：
a) Bản sao hoặc bản trích sao sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
成员登记册或股东登记册的副本或节录副本；
b) Bản sao giấy chứng nhận phần vốn góp;
出资份额证明书的副本；
c) Giấy xác nhận của ngân hàng về việc chuyển tiền vào tài khoản của doanh nghiệp;
银行出具的资金转入企业账户的确认函；
d) Giấy tờ khác có giá trị chứng minh đã hoàn tất việc góp vốn theo quy định của pháp luật.
其他依法可证明已完成出资行为的有效文件。
Như vậy, để chứng minh người góp vốn đã góp vốn thì có thể dùng một trong những giấy tờ sau đây để chứng minh:
因此，为证明出资人已完成出资行为，可使用下列任一文件作为证明：
– Bản sao hoặc bản trích sao sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
成员登记册或股东登记册的副本或节录副本。
– Bản sao giấy chứng nhận phần vốn góp.
出资份额证明书的副本。
– Giấy xác nhận của ngân hàng về việc chuyển tiền vào tài khoản của doanh nghiệp.
银行出具的资金转入企业账户的确认函。
– Giấy tờ khác có giá trị chứng minh đã hoàn tất việc góp vốn theo quy định.
其他符合法律规定的、可证明出资已完成的有效文件。
2. Doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ những tài liệu nào?
企业必须保存哪些材料？
Theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Luật số 76/2025/QH15), quy định về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:
根据经第76/2025/QH15号议定第1条第3款修订补充的2020年《企业法》第11条第1款规定，企业的材料保存制度如下：
(i) Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
根据企业类型，企业须保存以下材料：
– Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
公司章程；公司内部管理制度；成员登记册或股东登记册；
– Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác.
工业产权保护证书；产品、商品、服务质量注册证书；许可证及其他资质证书；
– Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.
确认公司财产所有权的文件及材料；
– Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp.
表决票、计票记录、成员理事会/股东大会/董事会会议记录；企业各项决议；
– Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.
证券发行或上市用的招股说明书；
– Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.
监事会报告、检察机关结论、审计机构结论；
– Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
会计账簿、会计凭证、年度财务报表；
– Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
企业实际受益人名单（如有）；
(ii) Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu tại mục (i) tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định pháp luật.
企业须将第（i）款所述材料保存于总部或公司章程规定的其他地点，保存期限须符合法律法规要求。
3. Thủ tục đăng ký doanh nghiệp phải tuân theo những nguyên tắc nào?
企业注册手续需遵循哪些原则？
Căn cứ Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, có 06 nguyên tắc áp dụng để giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp:
根据第168/2025/NĐ-CP号议定第4条规定，企业登记手续的办理将适用六项原则：
- Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo.
企业创始人或企业应自行申报企业注册材料，并对申报材料的合法性、真实性及准确性承担法律责任。
- Trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì người đại diện theo pháp luật thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp phải bảo đảm và chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng quyền hạn, nghĩa vụ của mình theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp.
若有限责任公司和股份有限公司有多名法定代表人，则办理企业注册手续的法定代表人必须确保并承担责任《企业法》第12条第2款所规定的权限和义务。
- Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp và người thành lập doanh nghiệp.
经营注册机关对企业注册档案的合法性承担责任，但不对企业及企业创始人的违法行为承担责任。
- Cơ quan đăng ký kinh doanh không giải quyết tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông của công ty với nhau hoặc với tổ chức, cá nhân khác hoặc giữa doanh nghiệp với tổ chức, cá nhân khác.
经营注册机关不受理公司成员之间、股东之间或与其他组织或个人之间的纠纷，亦不受理企业与其他组织或个人之间的纠纷。
- Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, biên bản họp, nghị quyết hoặc quyết định trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
企业在注册申请文件、会议记录、决议或决定等企业注册材料中无需强制盖章。对于企业注册档案中的其他文件，盖章事宜依照相关法律规定执行。
- Doanh nghiệp có thể đồng thời thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp, hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp trong một bộ hồ sơ.
企业可以在一套申请档案中同时办理变更登记内容手续、通知变更登记内容、通知更新和补充企业登记信息、校正企业登记信息。
Chuyên viên pháp lý Thanh Phương
由法律专员青芳报道
