Văn phòng đại diện có chức năng tìm kiếm cơ hội đầu tư, phát triển thị trường cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc thành lập văn phòng đại diện đối với công ty nước ngoài là rất quan trọng nếu muốn đầu tư và kinh doanh tại Việt Nam.
代表处的职能是为企业寻找投资机会、开拓市场。因此，对于希望在越南投资和开展业务的外国公司而言，设立代表处至关重要。
1. Đặc điểm của văn phòng đại diện
代表处的特点
Theo quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp Văn phòng đại diện có một số đặc điểm chính sau:
根据2020年《企业法》第45条第2款的规定，代表处是企业的附属单位，其任务是代表企业行使委托权，维护企业利益。代表处不履行企业的经营职能。代表处具有以下几个主要特点：
– Có chức năng chính là đại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp, thực hiện các công việc hỗ trợ, liên lạc, tiếp cận đối tác…trên các lĩnh vực đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.
其主要职能是根据授权代表企业行事，开展符合企业经营登记证所载领域的支持性工作、联络、接触合作伙伴等。
– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Bên cạnh đó tên đầy đủ của văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
代表处的名称必须使用越南语字母表中的字母以及字母 F、J、Z、W、数字和符号书写。此外，代表处的全称必须包含企业名称并附有“Văn phòng đại diện”（代表处）字样。
– Văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu như doanh nghiệp (khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).
代表处可以使用与企业相同的印章（根据第99/2016/NĐ-CP号法令第8条第12款）。
– Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
企业可以在国内和国外设立代表处。企业可以按行政区划在一个地方设立一个代表处。
2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
外国公司在越南设立代表处的条件
Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, điều kiện để thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
根据第07/2016/NĐ-CP号法令第7条，外国公司在越南设立代表处的条件如下：
– Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
必须是根据其所属国家或地区（该国家或地区为越南加入的国际条约的缔约方）的法律规定成立并注册经营，或者得到这些国家或地区的法律承认；
– Đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
自成立或注册之日起，已运营至少一年；
– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
若外国公司的营业执照或同等效力文件规定了经营期限，则该期限自提交申请文件之日起，须至少还剩一年；
– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
代表处的活动内容必须符合越南在作为缔约方的国际条约中作出的承诺；
– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
若代表处的活动内容不符合越南的承诺，或者外国商人所属的国家或地区并非越南加入的国际条约的缔约方，则设立代表处须征得行业主管部门的部长或部级机关首长（以下统称为行业管理部长）的批准。
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không có tư cách pháp nhân, tuy nhiên sẽ có một số quyền lợi cơ bản sau:
外国公司的代表处不具有法人资格，但将享有一系列基本权利，主要包括：
– Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
按照规定在设立许可证所载的目的、范围和期限内开展活动。
– Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
租赁办公场所，租赁或购买代表处运营所需的设备和物品。
– Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
根据越南法律规定，招聘越南籍或外国籍员工在代表处工作。
– Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
在获准于越南经营的银行开立外币账户或源自外币的越南盾账户，且该账户仅能用于代表处的运营。
– Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
根据越南法律规定，拥有刻有代表处名称的印章。
– Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
法律规定的其他权利。
3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
外国公司设立代表处的程序
3.1. Thành phần hồ sơ
申请文件组成
Căn cứ Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm những giấy tờ sau:
根据第07/2016/NĐ-CP号法令第10条，申请颁发代表处设立许可证的文件包括以下材料：
| STT
序号 |
Hồ sơ
文件 |
| 1 | Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
代表处设立许可证申请书； |
| 2 | Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài;
外国公司营业执照或同等效力文件的副本； |
| 3 | Văn bản của công ty nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
外国公司任命/委任代表处负责人的文件； |
| 4 | Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
经审计的财务报表副本，或确认最近一个财年纳税或财务状况的文件，或由外国公司设立地的主管机关或组织颁发、确认的，证明该公司在最近一个财年存续和运营情况的同等效力文件； |
| 5 | Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
代表处负责人的身份证/公民身份证/护照副本（若为越南人）或护照副本（若为外国人）； |
| 6 | Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
关于代表处拟设办公地点的材料，包括： |
| 7 | Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP này và quy định pháp luật có liên quan;
根据本第07/2016/NĐ-CP号法令第28条及相关法律规定，关于代表处拟设办公地点材料的副本； |
| 8 | Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
租赁地点的备忘录或协议副本，或证明该商人有权开发、使用该地点设立代表处办公场所的材料副本。 |
3.2. Nơi nộp hồ sơ文件提交机关
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
企业向其总部所在地的计划投资厅下属的注册处提交申请文件。
3.3. Thời gian giải quyết办理时间
07 ngày làm việc kể từ ngày được cấp phép hồ sơ.
自提交合格文件之日起 7 个工作日内。
3.4. Lệ phí giải quyết 办理费用
– 50.000 đồng/lần;
每次 50,000 越南盾；
– Miễn lệ phí khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện qua mạng
通过网络申请设立代表处的，免收费用。
Như vậy, thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài yêu cầu nhiều loại hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, quy trình đăng ký tương tự như đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty trong nước.
因此，为外国公司设立代表处的程序要求多种文件材料。然而，其登记流程与为国内公司设立代表处的登记流程类似。
Nguồn Luatvietnam
据越南法律网站报道
